ARQUIVÍSTICA, DIPLOMÁTICA E O GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Comentários sobre o ensaio de Menne-Haritz, publicado em 1998 no periódico Archiv für Diplomatik, em comemoração ao aniversário de 100 anos de Johannes PAPRITZ.
O texto de Menne-Haritz analisa o papel da Arquivística e da Diplomática no gerenciamento de registros eletrônicos na administração contemporânea. A pergunta é: a Arquivologia deve interferir na produção dos documentos – como defendem autores como Duranti no Canadá, Herrera na Espanha e Bellotto no Brasil -? E para tanto, deve utilizar a Diplomática? A partir daí a autora parte das discussões contemporâneas sobre o uso da Diplomática – ora Diplomática Contemporânea - pela Arquivologia na produção de registros eletrônicos autênticos e fidedignos.
Nas páginas introdutórias podem ser observadas as semelhanças e diferenças entre o objeto de ambas: registros por escrito de procedimentos legislativos e regulação de convívio social, com métodos análogos, porém com objetos provenientes de épocas distintas. A Diplomática limita-se ao estudo de documentos medievais, enquanto a Arquivologia tem como objeto o conjunto de registros criados ou recebidos por pessoa física ou jurídica no decorrer de uma atividade específica, em qualquer época.
Ambas as disciplinas estão ligadas à História, sendo conhecidas como “ciências auxiliares”, principalmente nos países europeus.
A Arquivística desenvolve-se, essencialmente, a partir da prática, tornando-se uma disciplina científica a partir do século XIX, com a promulgação do princípio da proveniência e a publicação de manuais específicos que deram origem às discussões de cunho teórico, como o Manual dos Arquivistas Holandeses de 1898.
No entanto, apesar de seu passado, a Arquivística e o arquivista contemporâneo, como destaca Menne-Haritz, estão tentando se dissociar da sombra de “ciência auxiliar” e de “arquivista histórico”, desenvolvendo teoria e metodologia para o tratamento de documentos ainda em fase corrente, atuando, também, na administração.
Também considerada como precursora das ideais arquivísticas, a Diplomática nasce no século XVII, com a publicação de De re diplomatica libri VI de Jean Mabillon, manual que apresentou pela primeira vez, regras e um método para analisar a autenticidade dos documentos com base no estudo de seus elementos formais (caracteres internos e externos).
Em favor dos atuais avanços da administração e das tecnologias de informação, a relação entre Diplomática e Arquivologia se estreita. Desde o início dos anos 1990, a Diplomática começa a receber uma atenção diferente dos arquivistas norte-americanos, notadamente influenciados pela arquivista italiana Luciana Duranti, da University of British Columbia, onde a Diplomática recebe a tarefa de fornecer à administração instruções para a composição de registros autênticos.
O “novo uso para a antiga ciência” é proposto partir dos estudos do Projeto UBC, entre 1992 e 1997, cujo tema era a integridade de registros administrativos eletrônicos, e que foi implantado no Ministério de Defesa dos Estados Unidos.
O Projeto teve como objetivo estabelecer exigências conceituais para assegurar a autenticidade dos registros eletrônicos, além de definir métodos e critérios para a criação desses registros. Para tanto, os pesquisadores do projeto utilizaram a Diplomática como o grande suporte, identificando-a como o estudo da essência e devir da documentação, da gênese interna, constituição e transmissão dos documentos[1].
Duranti utiliza o esquema de Pratesi, de repartição do documento medieval, para a análise do documento contemporâneo, o que, segundo Menne-Haritz, não funciona. A autora apresenta algumas razões para discordar da aplicação “indiscriminada” da Diplomática a qualquer documento e que, realmente, fazem sentido.
A primeira delas é que a Diplomática não pode ser aplicada aos documentos contemporâneos, muito menos aos eletrônicos porque não é possível prever uma universalidade dos elementos formais dos documentos, muito menos dos procedimentos para todas as épocas e esferas culturais. Ao fazê-lo, estaríamos excluindo documentos “informais”, como e-mails, e comunicações internas, que não são e não devem ser padronizados segundo determinados caracteres internos e externos que, se assim fosse, estariam perdendo sua razão de ser.
O segundo argumento da autora é o fato de a Diplomática ser uma ciência crítica. Seu objetivo não é descrever os elementos que devem compor um documento, mas sim, analisá-los. Esse é um forte argumento que sustenta a idéia de que a Diplomática não é uma ciência descritiva.
O fato dos documentos serem representantes da realidade também pressupõe que “determinar” elementos, seria forçar a representação de uma realidade que não existe.
Utilizar a Diplomática para proteger a validade legal dos documentos também pode prejudicar o trabalho administrativo, uma vez que parte-se do pressuposto que durante a redação do documento, a pessoa responsável já deve ter em mente sua posterior utilização para fins de pesquisa, o que pode suprimir a real tarefa do documento, que é representar uma tomada de decisão.
Ao longo de todo o ensaio, a autora nos demonstra a importância da oralidade e da escrita nos processos de tomada de decisão, passando inclusive pela Prússia e seu sistema “Conselho e Chancelaria”, para demonstrar que o modelo de Vancouver não funciona agindo de maneira separatista. A ação não pode estar limitada à documentação, mais ainda, essa documentação não deve estar limitada a procedimentos e regras para a composição.
Quanto à Arquivística, deve-se ter em mente que ela não pode interferir no trabalho administrativo, impondo regulamentos – por meio da Diplomática – através da padronização do comportamento dos produtores de documentos, uma vez que isso gera uma rotina, que deve ser evitada nesse tipo de trabalho. Estratégias devem ser criadas, pois elas, segundo Menne-Haritz, possibilitam e promovem a reflexão durante etapas intermediárias, formulando propósitos e oferecendo instrumentos com seus pressupostos de utilização e conseqüência.
O arquivista tem a capacidade de enxergar as relações criadas entre os documentos e seus contextos de produção. O princípio da proveniência é norteador neste sentido e deve ser considerado o método mais preciso para que a Arquivística possa desenvolver seu trabalho. O método diplomático pode ser tomado como um norte para os arquivistas, no entanto, não como o possível solucionador dos problemas pois, ao contrário, a Arquivística estaria limitada à Diplomática, e nada poderia ser feito sem ela.
É necessário que haja uma convivência pacífica entre Diplomática e Arquivística, mas não que seja criada uma relação de dependência da segunda com a primeira. A Diplomática e seu método são de extrema importância para os arquivistas, uma vez que transmitem à Arquivística um caráter analítico, mas não pode ser considerada sua tábua de salvação no mundo dos documentos contemporâneos. Uma disciplina que têm seu método originado dos documentos medievais, não pode ser aplicada diretamente aos documentos eletrônicos, sem que haja uma reflexão sobre qual seriam as conseqüências disso futuramente. A Arquivística pode e deve servir à administração com seus instrumentos e procedimentos, orientando-os, não padronizando documentos, e engessando relações administrativas.
Cumpre destacar aqui que países como a Espanha e Brasil têm aplicado aos documentos da administração pública, os procedimentos da Identificação Documental, onde são estabelecidos os elementos para a análise documental, com base na função do documento, dentro de seu contexto de produção. No Brasil o termo identificação documental é muitas vezes trocado por Diplomática Contemporânea. Nesses países os estudos de Duranti é predominante, uma vez que, segundo alguns autores, o uso da Diplomática contemporânea permite ao arquivista o conhecimento do contexto, a partir do documento, o que Terry Cook chama de (bottom-up approach).
No entanto há de se reconhecer o mérito do trabalho de Vancouver, uma vez que trouxe à tona as discussões sobre os documentos eletrônicos e o papel da Arquivologia e da Diplomática em um novo contexto de produção de documentos. Essa é, sem dúvida, sua maior contribuição.
[1] DURANTI, Luciana. Diplomatics: new uses for an old science. Archivaria, 1989-92, parte I, p. 24.
